Introduction

La récente législation américaine Sarbanes-Oxley impose de nouvelles règles en matière de reporting et d'archivage, pour toutes les sociétés cotées en bourse. La mesure la plus significative concerne la responsabilité des dirigeants d'entreprise qui sont désormais personnellement responsables des procédures de collecte des données et de leur intégrité, dans le cadre des Rapports financiers de l'entreprise. Pour répondre à ces exigences, ces sociétés ont besoin de systèmes logiciels flexibles, facilitant l'archivage et la gestion des documents de façon efficace et sécurisée. STATISTICA Gestion Documentaire (SDMS) est une plate-forme rentable et complète permettant le contrôle et la gestion d'innombrables documents (par exemple, feuilles de calcul MS Excel, documents Word, documents PDF, données brutes) utilisés au cours des différents processus de budgetisation et de reporting. SDMS n'est pas seulement une plate-forme de mise en conformité avec la loi, en garantissant une approche réglementaire et sécurisée dans la gestion de ces documents et le suivi des nécessaires lectures, révisions et visas aux-quels ces documents sont soumis. SDMS offre aussi des fonctionnalités spécifiques pour améliorer la productivité et faciliter l'accès efficace (mais contrôlé) aux données économiques les plus sensibles de l'entreprise. En outre, il comporte diverses options d'archivage automatique et outils pour construire des systèmes sécurisés et ultra-personnalisés de collecte des données, intégrés, avec suivi un intelligent (analytique) des processus et des modifications qui interviennent dans le flux des informations vitales pour l'organisation.

Le Besoin d'une Application

L'élaboration de rapports financiers exacts, dans un environnement sans cesse en évolution, est un processus extrêmement complexe, nécessitant l'intervention de différents individus, de nombreux documents avec différents cycles de modifications, et une série d'étapes de relecture et d'approbation. Depuis la récente loi Sarbanes-Oxley, c'est désormais à l'équipe dirigeante de toutes les sociétés cotées en bourse de garantir que le processus de reporting financier est sous contrôle, avec la certitude que le contenu de ces rapports financiers est exact. Dorénavant, les dirigeants d'entreprise engagent leur responsabilité personnelle quant à l'exactitude des rapports de l'entreprise.

Les sociétés ont besoin d'une plate-forme logicielle capable de gérer les documents financiers tout au long du cycle de vie du processus de reporting financier. Il faut donc un système électronique de gestion documentaire doté de contrôles, d'accès sécurisés, d'outils de modification de l'historique, avec automatisation et archivage des cycles de lecture/validation.

La Solution STATISTICA

Pour répondre aux différentes exigences fonctionnelles et de sécurité dans la gestion des documents utilisés dans les rapports financiers, STATISTICA Gestion Documentaire offre un ensemble d'options permettant de gérer les documents dans une base de données optimisée et sécurisée.

Son interface-utilisateur intuitive vous permet de gérer aisément toutes vos opérations de gestion de documents (depuis un simple ordinateur connecté au réseau ou (en option) par l'intermédiaire d'Internet). La plupart des types de documents peuvent être stockés automatiquement à la fois en mode (a) archive, au format PDF (non modifiable) en lecture seule, avec les signatures électroniques appropriées, et (b) au format natif respectif (modifiable), ce qui permet à l'utilisateur disposant des droits d'accès nécessaires, de créer de nouvelles versions ou des versions modifiées. Les documents modifiés ne vont cependant jamais écraser les archives en lecture seule, ni les fichiers source de la version antérieure - ils vont simplement ajouter une paire de nouveaux fichiers dans le système de stockage.

La sécurité la plus rigoureuse est assurée par des signatures électroniques obligatoires et vous pouvez autoriser différents groupes d'utilisateurs à créer, modifier, ou consulter des documents dans différents endroits du système de stockage. Les utilisateurs finaux ne peuvent en aucun cas supprimer les documents archivés. À chaque modification d'un document, une nouvelle version est créée, et enregistrée avec diverses informations (méta-données) permettant d'identifier l'auteur des modifications, l'heure et le jour auxquelles elles sont intervenues, ainsi que d'autres informations (soit facultatives, soit obligatoires selon votre configuration locale).

Les exigences de validation sont entièrement paramétrables, et vous pouvez demander à ce que les documents soient consultés, validés et signés (à l'aide de signatures électroniques) par les personnes autorisées avant de recevoir l'autorisation finale.

Un Journal des Événements complet, qui recense toutes les modifications intervenues sur les documents est automatiquement produit, et peut être imprimé ou enregistré sous une forme électronique afin de le transmettre aux organismes ou individus chargés de la réglementation.

STATISTICA Gestion Documentaire offre une fonctionnalité "groupware", reconnaît les groupes de travail, et vous permet de définir des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs avec des droits spécifiques, comme la possibilité de créer des documents, de les modifier, de les consulter, de les valider, ...

Les utilisateurs autorisés disposent d'un certain nombre d'options de synthèse leur donnant accès à un historique complet des documents demandés.

Diverses options vous permettent d'effectuer des recherches élémentaires ou complexes des documents et des différentes versions stockées par STATISTICA Gestion Documentaire.

Pour Plus d'Informations

Pour plus d'innformation concernant STATISTICA Gestion Documentaire, dans le cadre de la mise en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley, veuillez contacter un consultant des solutions STATISTICA au +33 (0)1-45-185-999.